کتاب-ارتباطات سازمانی در مدیریت رفتار سازمانی- درقالب word- در 40ص

مقوله ارتباطات چند وجهی است و در ابعاد مختلف سازمان قابل بررسی می‌باشد که غالباً در محدوده وظایف واحد منابع انسانی یا روابط عمومی قرار می‌گیرد. در یک نظرسنجی انجام گرفته در ایالات متحده آمریکا در حدود 95% مدیران، مهمترین عامل موثر در زمینه منابع انسانی را مقوله ارتباط و به طور خاص ارتباطات داخلی بیان کردند و مدیریت موثر آن را از موارد کلیدی در ارتقای توان رقابتی سازمان‌ها دانستند.
اهمیت ارتباطات سازمانی غالباً در امر تصمیم‌گیری مناسب و به موقع مورد توجه قرار می‌گیرد در سازمان‌های بزرگ که استفاده از رویکرد تصمیم گیری مستقیم و فرد به فرد میسر نیست استفاده از سیستم ارتباطی مناسب به گونه‌ای که از اطلاعات تمامی دست اندرکاران به صورت مناسب و در زمان موردنیاز استفاده شود از اهمیت شایانی برخوردار است.
مقوله ارتباطات از سویی دیگر ابزار اجرای راهبردها و رویکردهای اساسی سازمان می‌باشد. تبیین چشم انداز سازمان برای کارکنان، تعیین اولویت‌های سازمانی و انگیزه بخشی به آنان پیش نیاز اجرای اثربخش راهبردها و برنامه های سازمان می‌باشد که هیچ یک از آنها بدون طراحی سازوکار ارتباطی مناسب بین سازمان و کارکنان به عنوان اصلی ترین سرمایه های سازمان، امکان ظهور نمی‌یابند و این مسئله نقش ارتباط را به عنوان یک جزء ضروری در آمیزه کسب و کار (Business Mix) پررنگ می‌سازد.
ایجاد تغییرات مناسب در سازمان به گونه ای که بقای سازمان را در عرصه پرچالش رقابت کنونی که شرایط آن هرلحظه دشوارتر از شرایط پیشین آن می‌گردد، تضمین نماید از جمله تواناییهای اصلی موردنیاز رهبران سازمانهای امروزی به شمار می‌آید. بدیهی است که استقرار این تغییرات بدون بسترسازی مناسب نزد کارکنان و ایجاد تعهد در آنها به منظور جلب بیشتر همکاری آنان در جهت پیاده سازی مناسب این تغییرات امکان پذیر نمی‌باشد و در این زمینه نیز سیستم ارتباطی مناسب بین سازمان و کارکنان نقش تعیین کننده دارد به بیانی دیگر مقوله ارتباط از جمله عوامل تعیین کننده و اساسی در مدیریت تغییر می‌باشد.
طبق یافته‌های روانشناسی نزدیک به 60 درصد اوقات روزانه افراد صرف ارتباطات انسانی می‌شود و بر همین مبنا دور از ذهن نخواهد بود که ادعا شود در سازمان ها به عنوان مجموعه‌ و گروهی از انسان‌ها ارتباطات می‌بایستی به عنوان عاملی مهم و تعیین‌کننده مورد بررسی قرار گیرد.
ارتباط به زبان ساده" فرایند ارسال و دریافت پیام "تعریف می‌شود. ارتباط زمانی موثر است که عکس‌العمل مطلوبی را که مدنظر فرستنده پیام است، در گیرنده ایجاد کند. بدیهی است که باید ارتباط را در چارچوب یک سیستم دوسویه تبادل اطلاعات مورد بحث و تدقیق قرار داد.
یک ارتباط مؤثر دارای ویژگی هایی از قبیل: کامل بودن، به اندازه بودن، توجه و برآوردن نیاز ارتباطی، استحکام داشتن، روشنی و شفافیت و صحیح بودن می‌باشد که همگی آنها باید در طراحی سیستم ارتباطی کارآمد مدنظر قرار گیرند.
نتیجه ارتباط، تأثیرگذاری و ایجاد تغییر مطلوب رفتاری یا نگرشی درگیرنده است. تاثیرگذاری به مدیریت احتیاج دارد. به عبارتی تأثیر در دیگران به هر منظوری که انجام شود باید مانند هر برنامه مدیریتی دیگر با برنامه‌ریزی و تفکر همراه گردد و قصد و اهداف آن روشن و به خوبی درک شده باشد.

مدل تعالی EFQM و ارتباطات درون سازمانیاهداف اجرای پروژهآشنایی شرکت با مفاهیم و اصول ارتباطات درون سازمانی و جایگاه آن در سازمان‌های متعالیشناسایی و بررسی فعالیت های انجام شده در زمینه ارتباطات درون سازمانیتعیین راهبردها و رویکردهای ارتباطی مناسب به منظور تحقق ماموریت و چشم انداز سازمانایجاد زمینه و بستر مناسب برای به اشتراک گذاری تجربیات مابین کارکنان و سازمان

تأثیر سیستم های اتوماسیون بر ارتباطات سازمانی

مقدمه
امروزه محیط‌های کسب و کاری با چالش‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، با نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و ... مواجهند. مدیران سازمان‌ها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری روند انجام امور را نظارت و پیگیری نمایند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایش پیدا می‌کند، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.
در سال‌های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است. در این میان، سیستم‌های اطلاعات از مهم‌ترین و کاراترین راه حل‌ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است. سیستم‌های اطلاعاتی، برنامه‌های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک‌های اطلاعات (DATA BASE) ، کار جمع‌آوری، ذخیره، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهیل می‌نمایند.
شاخه‌ای از سیستم‌های اطلاعاتی با عنوان سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، به مدیران و کارکنان در زمینه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک می‌کند. یکی از پرکاربردترین انواع سیستم‌های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری می‌دهد، سیستم اتوماسیون اداری (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM)است. در این سیستم، عموما گردش مکاتبات اداری در سازمان مورد توجه قرار می‌گیرد. ولی معمولا دارای ابزارهای ارتباطی متعددی همچون ارسال و دریافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دریافت پیام‌های شخصی و فوری، ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیکی داخلی و ... است.

سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت
بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه در فرایندهای مدیریت، موجب تحولات بزرگی در این حوزه شده است. این سیستم‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا و قابلیت ذخیره حجم عظیمی از داده‌ها و اطلاعات، امکان پردازش و تجزیه و تحلیل اطلاعات را به وجود آورده‌اند، خصوصا زمانی که تحلیل حجم بزرگی از داده‌های عددی مد نظر باشد. این حجم از اطلاعات و داده‌ها، علیرغم بزرگی، از نظر فیزیکی حجم بسیار کمی را در مقایسه با روش‌های سنتی اشغال می‌کنند و دسترسی به آنها نیز سریع تر است. 
از طرفی ارتباطات درون و برون سازمانی را سریع تر، دقیق تر و ارزان تر نموده‌اند؛ و مفهوم «ارتباطات در هر کجا و هر زمان» را عینیت بخشیده‌اند. به همین دلیل ارتباط اعضای یک گروه را ارتقاء بخشیده و در واقع انجام کار گروهی را در سازمان‌ها تسهیل نموده‌اند. 
این سیستم‌ها، سطوح مختلفی از کار و تصمیم گیری را در برمی‌گیرند. چهار سطح معمول از اینگونه سیستم‌ها که معمولا در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، عبارتند از :
_ سیستم‌های اطلاعاتی جهت پشتیبانی از عملیات (مخصوص کارهای روزمره)
_ سیستم‌های اتوماسیون اداری و سیستم‌های اطلاعاتی مخصوص دانش‌کاران
_ سیستم‌های اطلاعات برای مدیران و سیستم‌های گزارش‌دهی به مدیریت
_ سیستم‌های اطلاعات برای مدیران ارشد (سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم‌گیری و سیستم‌های خبره).
امروزه انواع مختلفی از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی در سازمان‌ها جهت اهداف گوناگونی از قبیل: تسهیل ارتباطات، آسان‌سازی گردش مکاتبات اداری، امکان گزارش‌گیریهای مستمر، طراحی و تولید کالاها با استفاده از نرم افزارهای رایانه‌ای، تصمیم‌گیریهای دوره‌ای یا کلان و ... مورد استفاده قرار می‌گیرند. به نظر می‌رسد یکی از سیستم‌های اطلاعاتی که جایگاه مناسبی در سازمان‌های ایرانی پیدا کرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرد، سیستم اتوماسیون اداری باشد.

اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم‌های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل می‌کند. 
حجم بزرگی از امور روزمره سازمان‌ها، امور دفتری هستند. می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران (اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیتهایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های ارتباطی (نظیر سیستم‌های مدیریت اسناد) هستند. 
اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی اعتنایی در سازمانها قرار می‌گرفت. علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص می‌داد، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری قرار نگرفته بود.
در اواخر دهه 1980، نتایج یک بررسی در یک دوره 10 ساله بر روی بهره‌وری سازمان‌ها در ابعاد مختلف نشان داد که علیرغم رشد 90 درصدی بهره‌وری در حوزه صنعت، بهره‌وری در بخش امور دفتری، تنها 4 درصد رشد داشته است. این در حالی بود که در همین دوره، هزینه‌های امور دفتری از حدود 30-20 درصد به رقمی حدود 40-30 درصد از کل هزینه‌های سازمان افزایش یافته بود.
نتایج این تحقیق و تحقیقات مشابه نشان داد که در حالی که افزایش بهره‌وری در حوزه‌های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، لکن بهره‌وری در حوزه امور دفتری مورد بی‌توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم‌های اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.

مزایا و کاربردهای اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری تأثیر بسیاری بر امور سازمان‌ها گذاشته است. برخی مزایای اتوماسیون اداری را می‌توان چنین برشمرد:
_ کنترل بهتر بر کار
_ کم شدن فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق
_ کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان
_ کم شدن هزینه مسافرتها و گردهماییها
_ افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی
_ افزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات
_ افزایش قابلیت رقابت سازمان
_ رشد پدیده دورا کاری (کار از راه دور)
اگر چه معمولا از اتوماسیون اداری برای برقراری ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه یا پیام استفاده می‌شود، ولی کاربردهای واقعی آن فراتر از کاربردهای معمول آن هستند. البته این مسئله به نوع طراحی سیستم ارتباط دارد و اینکه طراح سیستم چه امکاناتی را در آن تعبیه کرده است. به طور کلی تا به امروز از این سیستم در جهت کاربردهای گوناگونی بهره‌برداری شده است. برخی کاربردهای شناخته شده این سیستم عبارتند از: 
_ واژه پردازی                        _ پست الکترونیکی         پست صوتی            _ ارسال نمابر (فاکس)             نشر رومیزی 
_ تقویم الکترونیکی              کنفرانس از راه دور                      ویدئوتکس                    ذخیره و بازیابی تصاویر (میکرو فیلم)

اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی
با نگاهی به کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری، مشخص می‌شود که اتوماسیون اداری بیشترین کاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. این سیستم اکثر حوزه‌های ارتباطی سازمان را در برگرفته و متحول می‌کند. مراودات دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی را در سازمان‌ها ایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتری تحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. گستردگی کنونی اتوماسیون اداری، به خارج از این مراودات نیز کشانده شده است. با کاربرد این سیستم حتی نیازی نیست که جلسات و کنفرانس‌ها به روش سنتی، یعنی جمع شدن فیزیکی افراد در کنار یکدیگر، انجام شود زیرا کنفرانس از راه دور این محدودیت را برطرف کرده است.
ورود سیستم اتوماسیون اداری به یک سازمان همراه با تحولی عمیق در ارتباطات سنتی و مرسوم سازمان خواهد بود. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهد بود. این سیستم حتی امکانات جدید ارتباطی را نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد، مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی.
به نظر می‌رسد این سیستم برای اغلب حوزه‌های سازمانی که به گونه‌ای به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلی دارد. بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب ناپذیر است.

مشکلات استفاده از سیستم
استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها همواره رو به رشد بوده است. دو بُعد اصلی این سیستم‌ها «انسان» و «ماشین» هستند. لذا ادوات و تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری نقش عمده و انکارناپذیری در پایایی این سیستم‌ها بازی می‌کنند. در این تحقیق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد که نظرات و پیشنهادات خود را نیز در زمینه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی بیان دارند. پاسخ‌ها عموما به مشکلات کار با این سیستم‌ها برمی‌گشت. برخی از موارد عنوان شده عبارتند از:
_ لزوم ارتقای قدرت سخت افزاری و نرم افزاری جهت کار مستمر با سیستم بدون قطعی
_ پیشنهاد استفاده تمامی بخشهای ارتباطی در سازمانها از سیستم به صورت یکپارچه
_ لزوم وجود یک متولی در بخشهای مختلف سازمانی به عنوان رابط جهت رفع مشکلات سیستم
بنابراین سازمانها باید توجه داشته باشند که قبل از پیاده سازی اینگونه سیستم‌ها، زیرساخت سخت افزاری و نرم‌افزاری مناسب را فراهم آورده و کارکنان را نیز جهت مشارکت فراگیر در یادگیری و استفاده از سیستم آماده نمایند. همچنین در کنار پیاده‌سازی سیستم، تیم نظارتی قوی و روزآمد نیز جهت پشتیبانی سیستم، پیش‌بینی نمایند.

نتیجه گیری
با توجه به نتایج تحقیق مشاهده می‌شود که وجود سیستم اتوماسیون اداری بر برخی از ابعاد ارتباطات سازمانی تأثیرگذار است. این تأثیر بیشتر در حوزه‌های ارتباطات و مراودات رسمی سازمانی و مکاتبات دفتری مشاهده می‌شود. همچنین سیستم اتوماسیون اداری در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نیز نقش عمده‌ای داشته است و در ایجاد کانال‌های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. پیش‌گیری از برخی ارتباطات غیر ضروری در هنگام کار از دیگر نتایج به کارگیری این سیستم در سازمانها است.
بنابراین در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزایش کانال‌های ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمانی شده است.
در این میان نکته‌ای که قابل توجه است، این است که در کنار پیاده سازی سیستم‌های رایانه‌ای می‌بایست به الزامات نیروی انسانی در زمینه پشتیبانی نیز توجه کافی نمود. وجود اینگونه سیستم‌ها که معمولا به صورت تحت شبکه کار می‌کنند، ایجاب می‌کند که یک گروه مجرب و متخصص در محورهای مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالی سیستم بپردازند.
خصوصیات سیستم‌های کنونی اتوماسیون اداری که هم اکنون در ایران به کار گرفته می‌شوند، خود عامل تعیین کننده‌ای در تمایل سازمان‌ها به استفاده از این سیستم‌ها به شمار می‌آید. به نظر می‌رسد که طراحی سیستم‌های اتوماسیون اداری در ایران بیشتر معطوف به بُعد مکاتبات دفتری و اداری شده و به سایر تواناییها و قابلیتهای مفید آن توجه کافی نشده است. بنابراین بررسی امکانات موجود در سیستم‌های طراحی و ارائه شده در ایران، مبحث مناسبی است که به عنوان موضوع تحقیقی، به پژوهشگران پیشنهاد می‌شود.

تعاریف ویژه ارتباطعقیده ادوین امری در مورد ارتباط (Edwin Emery)

او در کتاب مقدمه ای بر ارتباط جمعی ارتباط را این گونه تعریف می‌کند: «ارتباط عبارت از فن انتقال اطلاعات ، افکار و رفتارهای انسانی از یک شخص به شخص دیگر است» برای نمونه انسان وقتی می‌خندد نشاط و شادی خود را با لبخند نشان می‌دهد. و یا اگر فردی به فرد دیگر سلام می‌دهد یا عصر به خیر می‌گوید با بیان شفاهی دوستی و صمیمیت خود را به او ابراز می‌دارد و در واقع به گونه‌ای ارادت خود را می‌فهماند. و همچنین زمانی که شخصی به شخص دیگر کارت تبریک یا نامه‌ای ارسال می‌کند هدف و منظور خود را به شکل کتبی ارائه می‌دهد و با او ایجاد رابطه می‌نماید.

عقیده جان ای. آ‌ر.لی(Lee john A.R)درباره ارتباط

ارتباط را عموما به مفهوم فراگرد حمل و نقل و ارسال میان محلها و مردم می‌دانند. در نظر مسئولان برنامه ریزی ، ارتباط معمولا به معنای حمل و نقل کالاها و مردم از راه خشکی ، آب و هوا ارسال پیامها از طریق وسایل مخابراتی بوده ‌است. ولی مفهوم ارتباط در جامعه که بویژه به ظرفیت اطلاعاتی لازم برای جامعه به منظور عملکرد مؤثر جریان ارتباط در سراسر بافت اجتماعی توجه دارد با این معنای محدود تطبیق نمی‌کند.

عقیده ابراهیم رشیدپور درباره ارتباط

ارتباط جریانی است که طی آن دو نفر یا بیشتر از طریق کاربرد پیامهایی که معنای آن برایشان یکسان است به تبادل افکار ، نظرات ، احساسات و عقاید خود می‌پردازند.

عقیده جورگن درباره ارتباط

او معتقد است ارتباط عبارت است از فراگردهایی که بر مبنای آن انسانها همدیگر را تحت نفوذ قرار می‌دهند. 
عقیده کارل هاولند (Hovland) درباره ارتباط 
او می‌گوید: «ارتباط عبارت است از فراگرد انتقال یک محرک (معمولا علامت بیانی) از یک فرد (ارتباط گر) به فردی دیگر (پیام گیر) به منظور تغییر رفتار او.»

عقیده مانیوس اسمیت (smith.M)درباره ارتباط

هر نوع عملی که بوسیله فردی انجام شود که طی آن فرد دیگری بتواند آنرا درک کند ارتباط نامیده می‌شود. خواه این عمل با استفاده از یک وسیله انجام شود یا بدون وسیله.

عقیده آرانگارن (Aranguren 1970.p11 )در مورد ارتباط

ارتباط عبارت است از انتقال اطلاعات در محدوده سه چیز انتشار (emission) انتقال (Conduction) و دریافت پیام (message)

عقیده چارلز کولی درمورد ارتباط

ارتباط مکانیسمی است که روابط انسانی بر اساس و بوسیله آن بوجود می‌آید و تمام مظاهر فکری و وسایل انتقال و حفظ آنها در مکان و زمان بر پایه آن توسعه پیدا می‌کند. ارتباط حالات چهره - رفتار - حرکات - طنین صدا - کلمات - نوشته‌ها - چاپ - راه آهن - تلگراف - تلفن و تمام وسایلی که اخیرا در راه غلبه انسان بر مکان و زمان ساخته شده است را در بر می‌گیرد.

انواع ارتباط

ارتباط مستقیم و شخصی که بدون واسطه بین شخص پیام دهنده و شخص پیام گیرنده ایجاد می‌شود. در این نوع ارتباط پیامها مستقیما بین دو طرف مبادله می‌گردد.

ارتباط غیر مستقیم و غیر شخصی ، در جوامع پیشرفته انسانی برای افراد گفتگوی چهره به چهره مقدور نیست و بناچار بطور غیر مستقیم و با واسطه با هم ارتباط برقرار می‌کنند (از طریق رو